福建商学院电子档案管理暂行规定
一、 适用范围
本暂行规则适用于有应归档电子文件的学校各部门、处、室、馆、直属科电子文件的归档及管理，可以参照本规则执行。
二、引用标准和文件
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 19 档案主题标引规则
DA/T 22 归档文件管理规则
三、电子文件归档原则
（一）根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。
（二）电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
（三） 电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
（四） 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
（五）只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。
四、电子文件的收集和积累
（一）电子文件收集范围
1、参照《福建商业高等专科学校档案归档范围和保管期限表》的要求，收集电子公文。
2、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。
3、记录电子文件形成、处理、承办过程信息的文件拟稿、处理、督办单等，与电子文件定稿，或文件正本一并归档。
4、归档电子文件，应将电子文件的全信息归档，包括：
——电子文件原文。
——电子文件草稿、定稿，可根据本单位工作性质决定保存电子文件草稿、定稿的修改痕迹、修改日志，及多个修改稿本。
——电子文件数据信息，包括著录、背景和元数据信息。
具有永久保存价值的文本或图形形式的电子公文如没有纸质等拷贝件，必须补制纸质文件。
( 二）归档电子文件的质量要求
1、收集齐全。
（1） 本校所产生的、散存于各计算机及存储载体中的应归档电子公文全部归档。
（2） 要保证每一份电子公文的内容信息完整归档，当一个电子公文的内容信息由多个电子公文或数据链接组合而成时，链接的电子公文或数据须一并归档，并保证链接路径与其存储位置一致。
（3） 对文字型电子文件格式或矢量图形格式等的电子公文中，存有动态链接信息，不能保证电子公文信息的完整性的，应采取将其转换为位图图像文件，使动态信息固化于图像文件中。
（4） 收集电子公文的具体步骤：
---以科室为单位清理电子公文，并移交到本单位档案室集中归档。
---档案室设立相应的文件夹存放各科室移交的电子公文。
---档案室对电子公文进行集中，剔除其中的重份文件。
2、判定电子公文的真实性。
电子公文与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。纸质文件应标注电子文件名。
归档前由文件形成部门按照规定的项目对电子公文的真实性、完整性和有效性进行检验，并由有关负责人签署意见。
3、判定电子公文的完整性。
当一个电子公文的内容信息由多个电子公文或数据链接组合而成时，链接的电子公文或数据须一并归档，并保证链接路径与其存储位置一致。
4、电子文件的有效性。
（1）用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以TXT、RTF、XML为通用格式，可以保存WPS、DOC格式的电子文件，但须同时保存同名RTF格式电子文件。
文字型电子公文排版格式，应按照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）规定的要求定制。
非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以TIFF、JPEG为通用格式。多页图像型文件可制成多页TIFF格式。
（2）以扫描方式获得的电子文件，应控制图像质量，输出时与原件基本一致。
（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（4）对电子文件中的文字、表格、图形、图像、链接信息等，难以保证归档电子文件的有效性时，可采取信息固化方式，将信息固化在归档电子文件中。
(5)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
(6)对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
(7)对以文字、图像、图形等多种形式混合而成的电子文件，可以用PDF格式存储归档。
(8)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件真实性、完整性、有效性、安全性相关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
(9) 定期制作电子文件的备份。
五、归档电子文件检测
在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
(一) 进行计算机病毒检测，任何带毒的电子文件不能归档。经过杀毒后的电子文件，应防止计算机病毒损坏电子文件，须经电子文件产生部门核对无误后方可归档，或重新归档无病毒的电子文件。
（二）检测电子文件在硬件、软件环境中有效可读。（三）每个脱机存储载体应可正常读取全部数据。
（四）存储在通用软件环境的电子文件进行可读性抽检。
（五）存储在非通用软件环境的电子文件，应与其应用软件环境一并进行可读性检测。
（六）通过计算机检测的归档电子文件，应进行人工抽检，验证计算机检测的可靠性，人工抽检率2 ％～5 ％，不能实现自动检测，应将人工抽检率提高到10 ％～15 ％。抽检记录归档保存。
六、归档电子文件的整理
（一） 归档电子文件整理应用计算机档案管理软件，以件为单位进行整理。
（二）同一全宗内的电子文件按照年度—机构(问题) —保管期限分类方案进行分类。
（三） 电子文件著录项目参照DA/T 18著录。可以根据本单位电子文件的特点进行增减，但必须满足保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本要求。
（四） 编制电子文件载体号。根据《高等学校声像载体档案二级类目代号简表》按载体类型进行编号。以光盘为例：
光盘号格式如下：年度-RG-顺序号
年度号：声像档案的形成时间
RG：高校档案分类表中光盘档案的代号。
顺序号：立档单位光盘档案的流水。
（五）将著录结果制成机读目录和纸质目录。
七、归档电子文件的移交、接收与保管
（一）电子文件的移交
1、移交到档案室（馆）的归档电子文件存储载体应是经检验100％合格，所有需归档移交的电子文件须在归档前检验完毕。规定的检验项目、标准须严格按照规定执行，不允许减少或降低检验项目或标准。
2 、逻辑归档的电子文件其存储载体移交， 归档电子文件存储设备由档案室管理，档案室可请相关部门协助制作电子文件脱机备份，并保存。
电子文件刻录光盘时，要根据电子文件的数量及光盘容量合理组织整理，尽量将年度、保管期限、机构（问题）相同的电子公文组织在同一张盘片中。
以光盘形式移交的电子公文，以一次性写入的方式存储到耐久性好的光盘中。
禁止使用劣质一次写光盘刻录归档电子公文。
3、 涉密电子文件的存储设备与政务外网、互联网物理隔离。其备份应按涉密密级独立制作，另行保管。
4 、移交到档案室（馆）的电子文件应办理移交手续。
电子文件归档时应填写电子档案文件材料清单，其填写内容为：1、盘带号，以盘为单位编制的顺序号；2、保管单位名称，简要填写该盘带的内容，如某某部门某某年文件；3、序号，盘带内文件的顺序号；4、文件名，填写电子文件的全名，即系统文件名加扩展名；5、题名，盘带中存储的每一份文件的题名；6、档号，双套归档时相关纸质档案的档号。
（二）归档电子文件保管
1、 归档电子文件的保管除应具备纸质档案的一般要求外，电子文件存储载体保管还应注意以下问题。
—— 归档载体应作防写处理。
—— 光盘、磁带须保持清洁，不得擦、划、触摸记录涂层。
—— 硬盘须注意防震，轻拿轻放。
—— 光盘载体应入袋，存放在专用的光盘盒内，竖立存放，避免积压。
—— 存放时应注意远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
—— 环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
2、 档案室（馆）要及时掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态，每年均应对电子文件的读取、处理的软件环境更新情况进行检查，若出现可能不兼容或电子文件格式将要淘汰的情况时，须及时进行迁移。
3、 定期检查电子文件存储载体，对存储在可能失效载体上的电子文件及时备份。
4、 存储在磁性载体上的电子文件，定期进行数据读取检验，检验时间间隔1～2年，抽样率不低于10 ％，检验中发现问题应及时采取措施。
5、 磁性载体上的归档电子文件，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
6、 存储在光盘载体上的电子文件，定期进行数据读取检验，检验时间间隔2～4年，抽样率不低于10 ％，检验中发现问题应及时采取措施，制作新的光盘。
7、 光盘载体上的归档电子文件，根据光盘检验的情况而定，初期可每2～4年转存一次，待对光盘的寿命有明确验证技术资料后，依据技术资料确定转存时间间隔，或是否需要转存。原载体同时保留时间不少于转存间隔时间。
8、 档案室应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》
9、 归档电子文件迁移须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将电子文件迁移到新的环境或格式中，保证归档电子文件在新环境中完全兼容。
（1） 硬件环境更新时，应确认电子文件存储载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
（2）软件环境更新时，应确认存储电子文件格式与新软件环境的兼容性，如不兼容或电子文件格式即将淘汰，应进行归档电子文件迁移转换工作，保证电子文件存储格式在新的软件环境有效，原格式电子文件同时保留时间不少于3年。
（3） 电子文件进行迁移时，须注意数据校验工作，保证电子文件迁移前后完全一致。并做相关记录。
八、归档电子文件的利用
（一）归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
（二） 利用时应使用拷贝件。
（三）利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
（四）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
（五）归档电子文件利用范围的确定，须有严密的审核批准制度，并严格按照批准的范围提供利用。
（六）严禁涉密电子文件上政务外网和互联网，其利用须按照保密管理部门的规定的方式，并取得档案管理部门的许可方可利用。
九、归档电子文件的鉴定和销毁
（一） 归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
（二） 对将销毁的电子文件需经过二次确认无误后，方可办理销毁手续，实施销毁。
（三）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
（四） 已经存储过涉密电子文件的磁性载体，如不再存储涉密电子文件时，须经消磁处理彻底清除存储信息，若消磁处理仍达不到保密要求的须对载体进行销毁处理。
十、统计
（一） 档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
（二） 档案室应根据电子文件的特点，统计利用信息，并根据统计信息分析利用需求，指导电子文件收集、管理、利用工作，使之更加符合社会利用档案的需求。
福建商学院党政办公室
2020年10月7日.
