福建商学院档案归档制度

一、归档内容

凡是反映本校包括党、政、教学、科研、人事、财会、设备、基建、业务等工作中形成的各种形式和不同体裁的，具有查考利用价值的各种文件材料均应归档。应归档的文件除了文件的正文外，还包括它的附件、签发单、转发件、底稿等，除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的文件材料，如会议文件、领导讲话、调查报告、访问记录、合同、契约等。同时，学校的会议记录、纪要、规章制度、各种统计报表、图表、计划、总结、花名册等，重要文件的历次修改稿以及学校领导进行重要活动的声像材料也应归档。

二、归档基本要求

1、归档的文件材料必须完整、齐全。

2、归档的文件材料必须准确地反映本单位的业务、日常管理以及基本建设等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持内在联系。

4、归档的文件材料要统一纸张规格，一般用A4纸规格，字迹清楚工整，纸质优良，要用炭素墨水或黑墨水书写，禁止用字迹易退、易变的书写材料，粘贴不能用浆糊。5、声像档案归档要注明时间、地点、事件、参加者、拍摄者等要素。

三、归档时间

1、本单位在业务以及日常管理工作中形成的文件材料，应在第二年的第一季度内进行分类整理，及时移交，以便提供利用。

2、会计档案由财会部门或经办会计人员按照《福建省会计核算专业材料立卷归档规定》的要求，按要求进行归档整理。

3、科技档案在任务完成后或工程告一段时，要将归档的科技文件材料由项目负责人审定后交档案室归档。

4、学籍档案应在学生毕业后3个月内按照学籍档案归档要求进行整理，并及时归档。

5、声像档案应进行时时归档，在拍摄结束后经筛选、编辑及时移交校档案室。

党政办公室

2020年10月7日